אקסל לעזרת המורה - חלק ב: עִצוּב מותנה

אקסל לעזרת המורה - חלק ב: עִצוּב מותנה

בפרק הקודם, כזכור, הסברנו כיצד משמשת נוסחת מערך (Array formula) לנהול ארועים חריגים בכתה (אִחורים, הפרעות וחִסורים).

בעזרת שלוש נוסחאות המערך חִשַּבנו את שלושת סוגי הארועים עבור חודש ינואר 2013:

א. סה"כ חסורים לתלמיד (בעמודה K- תאים: K4:K15)

ב. סה"כ הפרעות לתלמיד (בעמודה L- תאים: L4:L15)

ג. סה"כ חסורים (לא מוצדקים) לתלמיד (בעמודה M- תאים: M4:M15)

כמו-כן, מצאנו את המספר הכולל של ארועים חריגים לכל תלמיד (בעמודה N - תאים: N4:N15)

בפרק זה נעסֹק בכלי "עִצוב מותנה". כלי זה מאפשר לנו, למשל, לראות מיד (לפי פרמטרים שנגדיר) מיהם התלמידים שלהם מספר הארועים הגדול ביותר בכל קטגוריה בנפרד ובכל הקטגוריות במקובץ.

אנו רואים בתמונה ש:

1) בעמודה K מסומנים (בכתום) כל התאים שערכם >=4

2) בעמודה L מסומנים (בצהוב) כל התאים שערכם >=2

3) בעמודה N מסומנים (באדום) כל התאים שערכם >=5

בחרנו, אם כן, להפעיל את העצוב המותנה על 3 קבוצות נתונים:

סה"כ אִחורים (עמודה K),סה"כ הפרעות (עמודה L) וסה"כ אֵרועים לחודש (עמודה N).

1. הגדרת עיצוב מותנה לעמודת האִחוּרים (עמודה K, תאים K4:K15)

ראשית, קבעתי מהו הסף שאותו אני רוצה להציג. הערך שבחרתי הוא: 4 והוא מוגדר בתא: P1. הנוסחא של העצוב המותנה תתנה את עצוב התאים בערך התא. אם ערכו נמוך מהסף שבחרתי (למשל: 1, 2 או 3) - התא לא יסומן. אך אם ערך התא אינו קטן מערך הסף - התא יסומן.

בעמודה K,אפשר לראות בברור כי התאים המסומנים בצבע (כתום) הם התאים שערכם הוא 4 (או יותר), הווה אומר: תאים K9 (שערכו: 4) ותא K12 (שערכו: 5).

כעת נגדיר את העצוב המותנה.

א. נסמן את תחום התאים שעליו אנו רוצים להפעיל את העִצוּב (K4:K15), נלחץ בפס הנוסחאות (ribbon) על כפתור "עיצוב מותנה" ונבחר ב"כלל חדש"

ב. בחלון "כלל עיצוב חדש" שנפתח, נבחר ב: "השתמש בנוסחה כדי לקבוע אילו תאים לעצב" ונלחץ "אישור"

ג. בתא: "עצב ערכים כאשר נוסחה זו נכונה:", נקיש את הנוסחא:

=K4>=$P$1

הנוסחא בעצם אומרת ל"אקסל" - בכל אחד מהתאים שנבחרו (K4:K15) עצב כל תא שבו מתקיים התנאי: המספר בתא >= (גדול או שווה) לערך שנקבע כפרמטר (בתא P1). יש להדגיש כי כתובת תא P1חייבת להיות כתובת מוחלטת (absolute reference), כלומר: $P$1 - אחרת, עבור כל אחד מהתאים בתחום (K4:K15) הנוסחא תתייחס לתא אחר כתא קובע הפרמטר: P2, P3, P4 וכו'.

כעת נלחץ על כפתור "עיצוב" על מנת לבחור את העיצוב המיוחד לתאים שיעמדו בתנאי הנוסחא.

ד. בחלון "עיצוב תאים" נבחר בלשונית "מילוי" ובצבע הכתום. נלחץ "אישור"

ה. נאשר את העיצוב שבחרנו

ו. כך יֵרָאֵהחלון "כלל עיצוב חדש" לאחר הקשת הנוסחא ובחירת העיצוב הרצוי (הצבע הכתום). נלחץ על "אישור".

ז. בחלון "מנהל כללי עיצוב מותנה": אם נעמיד את סמן העכבר על החלק הימני של הכלל - נוכל לראות את הנוסחא שלנו, בתֵיבה "צפה". נוכל גם לראות  שצבע העיצוב הוא אכן הצבע שבחרנו (כתום) ושהכלל אכן חל על התחום שבחרנו.

נאשר בלחיצה על "אישור". 

ח. והתוצאה: בעמודה K, בתאים הרלבנטיים שנבחרו אכן מסומנים בצבע כתום התאים שערכם גדול (או שווה) לערך הפרמטר בתא: P1- כלומר:>=4.

ט. אם נשנה את ערך התא ב- P1 (ל- 3)- נראה מיד את התוצאה בעמודה K: גם תא K4(שערכו = 3) - צבוע בעיצוב הנבחר, מכיון שכעת גם תא זה עונה על תנאי הסף (P1 )

נדגים כעת את ההבדל בין עיצוב מותנה דינמי (באמצעות פרמטר, כפי שהגדרנו בתא P1למשל, לסימון כל התאים שערכם אינו קטן מערך הפרמטר) ובין עיצוב מותנה סטטי:

2. הגדרת עיצוב מותנה לעמודת ההפרעות (עמודה L, תאים L4:L15)

נניח שאנו רוצים לסמן את כל התלמידים שהיו להם לפחות שתי הפרעות במהלך החודש.

א. נסמן את התחום הרצוי (L4:L15), נקליק על "עיצוב מותנה" בפס הנוסחאות (ribbon) ונבחר ב"כלל חדש" (כמו קודם, שלב  ראשון בהגדרת עיצוב מותנה לעמודת האחורים)

ב. בחלון "כלל עיצוב חדש" נבחר ב: "עצב רק תאים המכילים"

ג. בחלק התחתון של החלון (ב"עצב רק תאים עם:"), נבחר מרשימת האופרטורים את האופרטור: "גדול מ"

ד. בתא השמאלי ביותר, נקיש: =2  כי אנו רוצים "לצבוע" את כל התאים בעמודה זו שערכם גדול מ 2.

ה. ונלחץ על "עיצוב"

ו. בחלון שנפתח:"עיצוב תאים" נבחר בלשונית "מילוי" ובצבע הצהוב, ונאשר

ז. בחלון "כלל עיצוב חדש" - נאשר

ח. בחלון "מנהל כללי עיצוב מותנה"  נוכל לראות את התנאי של שלנו ("ערך תא >2"), את הצבע שבחרנו לצביעת תא העונה על התנאי (צהוב) ואת תחום התאים שבהם יש לבדוק את התנאי (L4:L15- "אקסל" הופך את כתובות התאים האלה לכתובות מוחלטות).

שוב נאשר בלחיצה על כפתור "אישור".

ט. כך יֵרָאה העיצוב המותנה על עמודה L.

כאן לא נוכל לשלוט באופן דינמי בערכים המוצגים (כלומר: לשנות את תנאי הסף לסימון תאים בעמודה) אלא אם נשנה את ההגדרה ב"עריכת כלל עיצוב" או שנהפך את העיצוב המותנה בעמודה זו לעיצוב מותנה דינמי (כלומר, באמצעות פרמטר - כפי שעשינו עבור עמודה K)

מה שנותר לנו הוא להגדיר עיצוב מותנה עבור העמודה השלישית - עמודה N (סה"כ ארועים לחודש).

בתא R1קבענו את הסף: 5.

כעת נגדיר את העיצוב המותנה כפי שעשינו עבור עמודה K והתוצאה הסופית:

כל התאים בעמודה N שערכם גדול או שווה מערך הסף (5) - צבועים באדום.

ואם נשנה את ערך הפרמטר (בתא R1) מ-5 ל-4: יצָבעוּ גם התאים שערכם = 4 בעמודה N, כפי שאפשר לראות בתמונה הבאה:

ttt

uuu